Forundersøkelse i Statens vegvesen:
- Fjernarbeid er avhengig av fysiske møter

- Fjernarbeid og IT-basert kommunikasjonsteknologi kan ikke erstatte møter, sier forsker Margunn Bjørnholt ved Arbeidsforskningsinstituttet (AFI). - Tvert om er det fortsatt viktig å møtes i virkeligheten.  Vi trenger formell og uformell kontakt gjennom fysiske møter både faglig og sosialt for at den enkelte ansatte, arbeidsfelleskapet og bedriften skal kunne utvikle seg positivt.

Av Willy Bakkeli - SFF 220902

- Faktisk fører fjernarbeid til mye reising, særlig for fjernledere og individuelle fjernarbeidere. Men dette gjelder likevel ikke for fjernarbeiderkollektiver, sier Bjørnholt.

AFI har på oppdrag fra Statens vegvesen og Arbeids- og administrasjonsdepartementet laget forundersøkelsen "Erfaringer med fjernarbeid i Statens vegvesen". Rapporten oppsummerer erfaringene med fjernarbeid fra før den store omstillingen  i Statens vegvesen som skjedde våren 2002. I den nye organisasjonen blir det satset på  enda større bruk av fjernarbeid.

 - Selv om Vegvesenet har gode erfaringer med fjernarbeid
vil likevel de fleste synes at vanlig fysisk arbeidsfellesskap
er det beste løsningen, framhever Bjørnholt.

- Noe av det viktigste i denne rapporten er fokuset på bedriftsinterne fjernarbeidsformer i motsetning til bare hjemmekontor, understreker Bjørnholt. - Vegvesenet er i sterk omstilling som en følge av desentralisering og omorganisering. Interne former for fjernarbeid er tatt i bruk i stort omfang. - På en måte er dette en renesanse for satellittkontoret, som lenge har vært utenfor forskningsmessig fokus, forteller Bjørnholt

Flere typer fjernarbeid
Vegvesenet har bred erfaring med fjernarbeid i ulike former, både etatsinterne og i form av hjemmekontorordninger. Det finnes i liten grad kunnskap om fjernarbeidsfellesskaper, idet fjernarbeid i stor grad har blitt sett som ensbetydende med hjemmekontor. Ulike fjernarbeidsformer  innen Statens vegvesen er forsøkt kartlagt og kategorisert.

Det er funnet flere ulike typer fjernarbeidsfellesskap, definert som arbeidsfellesskap derminst èn av medarbeiderne eller leder ikke er samlokalisert.

Hovedinntrykkene av erfaringene er gode. Både fjernledere og ledere er fornøyde. I Statens vegvesen er fjernarbeiderne spredt på en rekke typer jobber, både kunnskapsintensiv og av mer produksjons- / publikumsrettet karakter. Individuelt fjernarbeid  og fjernledelse kombineres ofte med pendling.

Fjernarbeidet medfører imidlertid også ulemper og merkostnader, blant annet i form av økt reisevirksomhet. Spesielt gjelder dette for fjernarbeidere som sitter enkeltvis og for ledere som har ansvar for flere enheter som ligger geografisk spredt.

En måte å beholde arbeidskraft på
Mange fjernarbeidere i Statens vegvesen er kvinner. Hjemmekontor og individuelt fjernarbeid er oftest en tilspassning til livssituasjonen. Særlig hjemmekontorene har fungert som en måte å rekruttere/beholde attraktiv arbeidskraft på som etaten ellers ville mistet.

Fjernarbeid nest best..
- På en måte er fjernarbeid en defensiv strategi, sier Bjørnholt, - i den forstand at fjernarbeid ikke er et gode i seg selv. Fjernarbeid er ikke bedre enn å være i nærheten, jobbe sammen - fjernarbeid blir det nest beste. - Selv om Vegvesenet har gode erfaringer med fjernarbeid vil likevel de fleste synes at vanlig fysisk arbeidsfellesskap er det beste løsningen, framhever Bjørnholt. Fjernarbeid blir mer et middel til å løse et behov ut i fra en arbeids- /livssituasjon der en trenger å arbeide over avstand.

Individuelt fjernarbeid som tilpassning til livssituasjon

For individuelle interne fjernarbeidere er det egen livssituasjon, som tilbakeflytting til hjemplass, eller å slippe langpendling og bedre forene arbeid og omsorgsoppgaver, som er viktigste grunn for å fjernarbeide. Fjernarbeidssituasjonen er kommet i stand på den enkeltes eget initiativ. Fjernarbeid kombineres gjerne med regelmessig pendling til arbeidsgiver.

 

Et typisk eksempel kan være den høykompetente kvinnelige sivilingeniøren som bor eller bosetter seg på en gård og med familien. Fjernarbeid gjør det mulig for henne som ansatt å få en mer fleksibel arbeidsituasjon slik at hun kan får den totalte livssituasjonen til å fungere. På den andre siden vet Vegvesenet som arbeidsgiver at fjernarbeid gjør at det kan beholde denne medarbeideren med høy og spesialisert kompetanse i bedriften. Både den ansatt og bedriften har fordel av det.

 

Kollektivt fjernarbeid som følge av omorganisering

For større fjernarbeidsfellesskap har fjernarbeidssituasjonen oppstått som følge av omorganisering og for prosjektgruppene er det å arbeide over avstand en følge av at prosjektgrupper settes sammen utfra  kompetanse i etaten, uten at geografi er viktig.


I en situasjon med omfattende omorganiseringer over lengere tid dannes det kollektive fjernarbeidsfelleskaper der lederen kanskje er en flyreise eller mange timers biltur unna. Det har vist seg at disse fjernarbeidskollektivene fungerer bra internt. - For mange oppleves dette som en vinn/vinn situasjon sier Bjørnholt. De ansatte var fornøyde ved at de fikk mer armslag, mer ansvar. Bedriften greide på denne måten å holde viktige kompetansemiljøer samlet og i drift, selv om ledelsen var langt unna.

Krevende å være fjernleder
Individuelle fjernarbeidere og ledere av spredte arbeidsfellesskap har den mest krevende situasjonen. Nærhet til kolleger er viktigere enn nærhet til leder. Induviduelle fjernarbeidere har problemer med å få nok informasjon og synliggjøring. Fjernarbeidere som sitter enkeltvis opplever at det blir tyngre å skaffe seg informasjon og opprettholde nettverk. Den mest krevende situasjonen antas å være arbeidsgrupper der mange personer sitter spredt på flere steder, og de skal fungere og produsere sammen.

Tilgjengelighet
Fjernarbeid fungerer best der leder har klare ansvarsbegrensninger og har avklart oppgaver i forkant. Dessuten er det viktig at lederen er svært tilgjengelig og at lederen pendler mellom enhetene. Den minst krevende situasjonen for fjernarbeiderne synes å være godt innarbeidet arbeidsfelleskap av noe størrelse, der bare lederen er fjern. Denne situasjonen er likevel en lederutfordring og fører til en nomadisk tilværelse for lederen.

Varierende oppfølging
Det var en viktig forskjell mellom de vegvesenbaserte og de hjemmebaserte individuelle fjernarbeiderne i denne undersøkelsen. Mens fjernarbeidere som satt i vegvesenmiljø syntes å bli godt fulgt opp av leder, syntes hjemmekontorene i større grad å være henvist til seg selv med mindre oppfølging.

Reduserte karrieremuligheter – særlig for kvinner
Fjernarbeid i større skala kan gi uønskede konsekvenser for likestilling ved redusert faglig nettverk, som kan redusere karrieremulighetene Dessuten krever fjernledelse økt reisevirksomhet, noe som kan gjøre det vanskeligere for kvinner å påta seg lederjobber.

Kontakten holdes med møter
De fleste holder kontakt ved hjelp av fysiske møter og med utstrakt bruk av telefon og e-post. Ingen av de undersøkte fjernarbeidsgruppene brukte videomøter, telefonmøter eller nettmøter. Til tross for at møter oppgis som det viktigste forumet, opplever mange at det blir for lite uformell kontakt, og at programmet ofte libr for tett de dagen en er på arbeidsplassen i forbindelse med møter. Å ha gode nettverk og kjenne hverandre fra før gjør det lettere å bruke andre kontaktkanaler som telefon og e-post. Men fjernarbeidssituasjonen for den enkelte har likevel ført til at samarbeid med tidligere kolleger ikke har latt seg opprettholde.

Omfattende omorganisering
Vegvesenet gjennom noen år har utviklet fjernarbeid over noen år - og har høstet positive erfaringer med det. Likevel vil det bli ekstra spennende å følge Vegvesenet videre siden etaten nå har gjort store omorganiseringer, blant annet ved å opprette fem nye regionsentra. Det er ikke uten videre selvsagt at all nødvendig kompetanse sitter der regionsentraene er, eller at denne kompetansen vil eller kan være mobil. Det er en stor utfordring for en tradisjonstung landsdekkende bedriftsorganisasjonen som Statens vegvesen. Særlig dersom tegningen av det nye organisasjonskartet billedlig er blitt skapt etter prinsippet ”å dele Afrika mellom seg” slik det ble gjort i kolonitiden – uten sammenlikning forøvrig! Dermed tvinger også nye arbeidsmåter seg fram, deriblant fjernarbeid. Det kan gjøre det mulig å beholde miljøer og ekspertise inntakt selv om de fysisk ikke vil flytte, eller er langt unna regionadministrasjonene. - Fjernarbeid kan nettopp være en av flere måter å få en den nye organisasjonen til å fungere bedre på, sier Bjørnholt, – ikke minst gjøre mulig samhandling i prosjektmiljøer i og mellom regionene.